¿Cómo importar invitados a tu evento usando un archivo CSV?
En Zépika puedes invitar a muchos invitados al mismo tiempo. Para hacerlo, debes importar un archivo con toda la información para que Zépika pueda asignarlos a tu evento.
Descargar el Archivo
Lo primero que debes hacer es descargar el archivo CSV. Es muy importante que uses éste archivo para llenar la información de tus invitados. Si usas un archivo con un formato y columnas diferentes, Zépika no te permitirá subirlo y tus invitados no se agregarán a tu evento.
Cómo Llenar el Archivo
El archivo CSV de invitados está hecho con columnas específicas. Éstas columnas las necesitaremos para saber a qué grupo pertenecen los invitados, tener su información para poderles enviar las invitaciones y poder confirmar su asistencia a tu evento.
Es importante considerar que cada línea en el archivo corresponde a un invitado. No hay un límite de invitados que puedas subir en el archivo, pero considera que mientras más invitados agregues, más tardará la plataforma en procesarlos.
El archivo tiene 9 columnas:
Nombre
Es el nombre o nombres de pila de tu invitado. Puedes usar caracteres especiales como acentos o caracteres latinos como la ñ.
Apellido
Es el apellido o apellidos de tu invitado. Igual que con el nombre, puedes usar caracteres especiales como acentos o caracteres latinos como la ñ.
Es el email de tu invitado. Zépika únicamente permite meter un email por invitado. Es importante que verifiques que en la celda no haya espacios, y los emails estén redactados correctamente.
Código de País
Aquí se debe poner el código de país del teléfono. Es importante que únicamente pongas el código, no es necesario poner el signo de + ya que ponerlo podría causar algún error. Si tienes dudas de los códigos de país al que pertenece el teléfono de tu invitado, puedes consultarlo aquí.
Teléfono
En éste campo debes poner el teléfono completo después del código de país. El número de caracteres depende del país. Para México, por ejemplo, el número de caracteres es 10, que incluye la LADA y el número de teléfono.
Grupo
El Grupo es uno de los campos más importantes pues define a qué grupo se asigna al invitado. Ésta columna acepta 4 valores:
| Valor | Descripción |
| Familia | Define que los invitados son familiares directos |
| Amigos | Define que los invitados son amigos de los festejados |
| Amigos de la Familia | Define que los invitados son amigos de la familia (hermanos, papás, etc.) de los festejados |
| Trabajo | Define que los invitados son compañeros o conocidos del trabajo de los destejados |
Es importante que metas el valor en la celda tal cual están escritos en la tabla. Si cambias algo, ocasionarás un error y la plataforma no podrá detectar a qué grupo pertenecen.
Festejado
Una vez que se asignen los grupos, se debe asignar el festejado. Así la plataforma sabrá si un invitado es Amigo del Novio o Amigo de la Novia. Como festejados, podrán ver cuántos invitados tiene cada quien y cómo van las confirmaciones de cada grupo
Eventos
En ésta columna debes definir a qué eventos está invitada la persona que estás dando de alta. Es una columna un poco compleja porque está en función de cuántos eventos tengas hechos en tu mesa de regalos y si éstos eventos requieren de confirmación de Zépika o no.
¿Cómo se debe llenar éste campo?
Éste campo es más complejo que el resto, pues depende de:
- Cuántos eventos haya en tu mesa, y,
- Si envías las invitaciones y esperas que se registren las confirmaciones dentro de Zépika.
Si tienes un evento, simplemente debes poner el nombre del evento tal cual lo creaste dentro de Zépika. Por ejemplo, si tu evento se llama: Boda de Ana y Javier, deberás llenar la celda con: Boda de Ana y Javier.
Si tienes más de un evento y quieres invitar a la persona a más de un evento. Deberás escribir el nombre de cada evento y separar cada evento con "|". Por ejemplo, si tus eventos se llaman Boda de Ana y Javier y Tornaboda de Ana y Javier, deberás llenar la celda con: Boda de Ana y Javier | Tornaboda de Ana y Javier.
No. de Boletos
Aquí deberás asignar los boletos que tiene cada invitado por evento:
- Si tienes un evento, deberás poner únicamente la cantidad de boletos que le asignarás al invitado. Por ejemplo: 2.
- Si tienes más de un evento, deberás asignar boletos por evento, separando cada no. de boletos con "|". Es importante que sigas el mismo orden de eventos que en la columna anterior. Por ejemplo, para la Boda de Ana y Javier quieres asignar 4 boletos, y para la Tornaboda de Ana y Javier quieres asignar 2 boletos, debes llenar la celda con: 4 | 2.
¿Qué hacer con el archivo?
Una vez que tu archivo está terminado y listo para subirse:
- Entra a tu perfil.
- Entra a la mesa de regalos donde quieres subir a los invitados.
- Entra al módulo de Invitaciones y scrollea hacia abajo.
- Dentro de la tabla, da click en el botón de Agregar Invitados y después da click en Importa un Archivo.
- Carga tu archivo desde tu computadora y da click en Importar Archivo.
Una vez que el archivo se termine de importar, tu perfil se actualizará y cargarán todos tus invitados. Recuerda que mientras más invitados cargues, más tardará la plataforma en mostrarlos.